Vous vous posez la question des mentions légales qui doivent paraître sur vos factures ?
Vous trouverez ci-dessous les informations qu’il vous faut !
Les règles
Une facture est une note détaillée de services réalisés ou de marchandises vendues. Elle doit répondre à un certain nombre d’obligations concernant la forme :
- être rédigée en langue française
- être établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client
- comporter un certain nombre d’indications détaillées ci-dessous.
Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :
- facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise se fasse en euros
- rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l’administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur juré, pour contrôle).
Les mentions
| La date de la facture | La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée. |
| Le numéro de la facture | Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient. |
| La date de la vente ou de la prestation de service | Il s’agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service. |
| L’identité du vendeur ou du prestataire de services | la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel) l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente) le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans). |
| L’identité de l’acheteur ou du client | Les informations suivantes se doivent d’être présentes sur la facture : la dénomination sociale (ou nom pour un particulier) l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier) l’adresse de livraison l’adresse de facturation si différente. |
| Le numéro du bon de commande | Le numéro du bon de commande est obligatoire s’il a été préalablement émis par l’acheteur. |
| Le numéro d’identification à la TVA | Doit apparaître ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €. |
| La désignation et le décompte des produits et services rendus | La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations. De même, la dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaître. |
| Le prix catalogue | Il s’agit du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis. |
| Le taux de TVA légalement applicable | Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes. |
| L’éventuelle réduction de prix | Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture. |
| La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) | Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaître obligatoirement sur la facture. |
| L’adresse de facturation | L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si celle-ci est différente de celle du siège social de l’entreprise. |
| Les informations sur le paiement | Doivent obligatoirement figurer : la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €). |
| L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens | Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu à distance ou hors établissement. |
Factures : quelles sont les mentions particulières ?
D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :
| Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée | Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ». |
| Le vendeur a un régime de franchise de TVA | Ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ». |
| Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA) | Mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ». |
| Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire | Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité. |
Les pénalités
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent aux amendes suivantes :
- une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois le montant de l’amende ne peut excéder quart du montant de la facture.
- une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.
Les délais de conservation
Les factures doivent être conservées pendant dix ans, en leur qualité de pièces comptables.
Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.
Les changements à venir
A compter de juillet 2024, la dématérialisation des factures deviendra obligatoire pour les grandes entreprises. Des changements sur l’archivage et sur l’envoie des factures est à prévoir progressivement entre 2024 et 2026.
Les nouvelles mentions obligatoires :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
- l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ;
- le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
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